Чтобы необходимые вам документы всегда были под рукой и вам не приходилось переворачивать вверх дном все содержимое помещения в поисках необходимой бумаги, следует раз и навсегда навести порядок в документах. В данной статье мы рассмотрим подход Ричарда Вурмана, человека, который считается своего рода мастером в деле каталогизации и упорядочивания.
Зачем все это нужно?
Представим, что у вас есть большой объем информации, например, бухгалтерские отчетности, которые вы не хотите просто перемешивать где-то в беспорядочном виде, а классифицировать в соответствии с какой-то систематической структурой, чтобы далее вы могли легко их найти и так же легко добавить новые документы (также для этого вам придется папки купить). Вы устали от груд бумаги и хотите снова иметь чистый стол, но избавляться от этих документов не планируете.
Так как же все организовать?
Ричард Вурман был заинтересован тем, как можно организовать большие объемы информации , всеобъемлющим и эффективным образом всю свою жизнь. Он также придумал выражение «информационная архитектура» и в соответствии с этим понятием он определил пять принципов организации информации.
Пять способов систематизировать информацию:
- По алфавиту — просто в алфавитном порядке.
- Хронологически — по времени; например, когда был создан документ или к какому году относится отчет.
- Местоположение — по географическому или пространственному положению; например, по какому району продаж отсортированы таблицы со статистикой доходов, или по какой стране будут использоваться маркетинговые материалы.
- Величина — своего рода рейтинг; например, от самой низкой цены до самой высокой, от самых коротких гвоздей до самых длинных.
- Категория — по типу или качеству; например, все, что связано с продажами в одном месте и все, что связано с покупками в другом, или контракты в одной папке и протоколы в другом.
Я говорю: порядок!
По словам Вурмана, мы должны в первую очередь стремиться к тому, чтобы в нашей структуре был только один уровень, отсортированный в соответствии с одним из этих пяти способов организации. Но часто, особенно когда мы создаем структуры папок и тому подобное, нам все равно нужно несколько уровней. В этом случае мы обеспечиваем сортировку каждого уровня в соответствии с одним из пяти принципов. Если мы используем несколько способов организации на одном уровне, это, несомненно, станет беспорядочным, двусмысленным и запутанным.
Сделайте это!
Если вы хотите стать более организованным, сделайте следующее:
- Решите, где и что вы хотите отсортировать и систематизировать. Если вы не знаете, с чего начать, сначала выберите то, что вам пришло в голову, и не сомневайтесь. У вас будет достаточно времени, чтобы выбрать что-то другое, если потребуется.
- Решите, какой из пяти способов наиболее подходит и кажется естественно верным для сортировки в соответствии с этой конкретной информацией. Вероятно, вы можете придумать более одного способа, который подошел бы, поэтому не беспокойтесь слишком сильно, если сомневаетесь, какой из них выбрать.
- Сделайте предварительный набросок того, как будет выглядеть структура, используя этот новый способ организации.
- Добавляйте и сортируйте. При необходимости выполните точную настройку и внесите коррективы.
Все на своем законном месте
Если вы отсортируете по любому из пяти принципов порядка Вурмана и будете осторожны, просто применив один принцип на каждом уровне в своей структуре, ваша информационная структура всегда будет в порядке. Вам, конечно, нужно будет уточнить и, возможно, пересортировать некоторые вещи, но если вы будете придерживаться модели Вурмана при сортировке, вы обязательно найдете то, что ищете, намного быстрее и будете уверены, что если сохраните что-то новое, это будет легко найти позже.
