Законодательство допускает ведение документооборота как в бумажном, так и в электронном виде. Но многие компании по-прежнему доверяют бумаге больше, чем цифровой технологии и хранят бумажные копии электронных документов — кадровых, финансовых, управленческих, технических и др. В каких папках удобнее хранить бумажный архив?
Устройство папки–регистратора
Регистраторы — это жесткие канцелярские папки для подшивки, хранения и быстрого поиска документации. Их особенность — наличие на задней крышке прочного металлического механизма для крепления листов бумаги. Механизм бывает простым кольцевым и более сложным арочным.
- Кольца разжимаются и сжимаются вручную. Они бывают О–образными, удобными для пролистывания документов, и D–образными, обеспечивающими большую вместимость. Папка на кольцах подходит для хранения небольшого по объему архива, из которого приходится часто доставать документы.
- Арочный механизм оснащен размыкающим рычажком и планкой для прижима листов, а также штырями, в закрытом виде образующими кольца. Кольца высовываются наружу через овальные замки в передней крышке, фиксирующие папку в закрытом состоянии. Такой регистратор вмещает большее количество документации.
Выбираем толщину регистратора и материал покрытия
Стандарты для корешка папки — 50 мм (вмещает до 350 листов) и 70 мм (до 480 листов). Встречаются варианты на 75 мм, 80 мм и 125 мм (на 540, 600 и 1100 листов).
Покрытия папок делят на две группы:
- бумажное — это стойкая к износу и действию влаги бумага, ламинированный картон;
- пластиковое — бумвинил (бумажная основа с полимерным покрытием), полипропилен, ПВХ.
Бумажное покрытие быстро царапается и изнашивается, полимерное обходится дороже, но превращает папку в долгожителя.
Дополнительные опции — полезные, но не обязательные
- Пластиковый карман на корешке — для маркировки папок и расстановки их в алфавитном или хронологическом порядке. Надпись на помещенном в кармашек ярлыке ускорит поиск нужного документа.
- Круглое отверстие под корешком в металлической оправе. Вставив в него палец, вы легко извлечете нужный регистратор с плотно заставленной полки.
- Металлическая окантовка нижних краев и углов папки увеличивает срок ее службы, предохраняя от истирания.
Для систематизации информации используйте разделители для папок — систему ярлыков из картона или пластика, предназначенную для разделения документов по определенным признакам: по датам, алфавиту и пр. Соответственно, они бывают цифровыми, индексными, алфавитными и просто цветными.
